SUSURLUK KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

1. AMAÇ

Bu Yönerge’nin amacı; Susurluk  Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde Kaymakam adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara düşünme ve önemli konularda daha sağlıklı karar almak için zaman kazandırmak, kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, kamu hizmetlerinin düzenli, süratli, etkili, verimli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesi için koordinasyonu, işbirliğini ve bütünlüğü sağlayarak zaman, işgücü ve kaynak israfını önlemek, halka ve iş sahiplerine mevzuat çerçevesinde kolaylık sağlayarak, yönetime karşı güven ve saygınlığı güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmak, Amir ve memurların 13.04.2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin” birinci maddesinde belirlenen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamaktır.

2. KAPSAM

Bu Yönerge; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ile diğer kanunlarla verilen görevleri, Susurluk  Kaymakamlığı ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerin hizmet ve faaliyetlerine ait yapacakları yazışmalar ve yürütecekleri işlemlerde imza yetkilerini ve bu yetkilerin tam ve etkili olarak kullanılmasına ilişkin ilke ve usulleri kapsar.

3. HUKUKİ DAYANAK

Bu Yönerge; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının kullanılması Hakkında Kanun,  4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 08/06/2011 tarihli ve 27958 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği, 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

4. TANIMLAR

Bu Yönerge’de yer alan tanımlardan;

            Kaymakamlık                : Susurluk Kaymakamlığını,

            Kaymakam                    : Susurluk Kaymakamını,

            İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü    :  Susurluk  Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünü,

            İlçe Yazı İşleri Müdürü   :      Susurluk Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,

            Birim                              : Bakanlıkların, genel müdürlüklerin ilçe düzeyindeki kuruluşunu, ilçe idare şube başkanlıklarını,

            Birim Amiri                   : İlçedeki genel idare teşkilatının başında bulunan ilçe idare şube başkanlarını, bakanlıkların, genel müdürlüklerin ilçe düzeyindeki kuruluşunun en üst yöneticilerini,

         Yönerge                       : Susurluk  Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi’ni,

ifade eder.

5. İMZAYA YETKİLİLER

1. Kaymakam,
2. İlçe Yazı İşleri Müdürü,
3. Birim amirleridir.

İKİNCİ BÖLÜM

İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI

6. İLKELER

Bu Yönerge’nin uygulanmasında aşağıdaki ilkeler geçerlidir.

1. “İdare”, Devletin “Yürütme” erkinin vatandaşla birinci derecede muhatap icra organıdır. İcra faaliyetlerinin “kapsam”, “maksat”, “yöntem” ve “şekli”ni yasalar ve tamamlayıcı mevzuat (Tüzük, Yönetmelik, Genelge ve Yönergeler) belirler. İdari eylem ve işlemler yukarıda sayılı unsurları ile Mevzuata uygun olmak zorundadır. “Hukukun üstünlüğü” prensibinin realitede anlam kazanmasının temel şartı budur. Türkiye Cumhuriyeti,T.C. Anayasa’sının 2’nci maddesinde “toplumun huzuru, milli dayanışma ve adalet anlayışı içinde, insan haklarına saygılı, Atatürk milliyetçiliğine bağlı, başlangıçta belirtilen temel ilkelere dayanan, demokratik, laik ve sosyal bir hukuk devleti” olarak tanımlanmıştır. Kamu görevlileri kişisel yorum ve inisiyatifleri ile bu çerçeve dışına çıkamazlar.
2. Yetki devri yapılan tüm daire, kurum ve kuruluşların vatandaş memnuniyetini esas alan, hesap verebilir, şeffaf ve vatandaş odaklı kamu hizmeti anlayışı içerisinde çalışmaları temel ilkedir.
3. İmza yetkilerinin sorumlulukla dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır.Her kademe, sorumluluğu derecesinde ilgili konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde “bilme hakkını” kullanır. Kaymakam ilçe birimlerinin tümüyle, İlçe Yazı İşleri Müdürü ve birim amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak “bilme hakkını” kullanır. Bu amaçla her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
4. İmza yetkisinin verilmesine veya kaldırılmasına dair teklifler ilgili birim amirinin talepleri dikkate alınarak İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılır.
5. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz. Bu Yönerge’de devredilmeyen imza yetkisi Kaymakam tarafından kullanılır. Mevzuatın bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazı, karar ve onaylarda yetki devri yapılamaz.
6. Kendisine yetki devredilenler, bu yetkiyi Kaymakamın onayı olmadıkça bir başkasına devredemez. Ancak; birim amirleri bu Yönerge ile kendilerine verilen imza yetkilerinden uygun gördüklerini Kaymakamın onayı ile astlarına devredebilir. Bu durumda, onayın bir örneği İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir.
7. İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra imzaya yetkili kişiye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.
8. İmza yetkisi verilenler, yetki alanlarına giren konularla ilgili prensip kararı niteliği taşıyan ve kamu hizmet politikasını ilgilendiren hususlar ile önemli gördükleri konu ve işlerde imzadan önce veya işlem safhasında üst amire -varsa alternatif önerilerle birlikte- bilgi sunar ve amirin görüş ve direktiflerine göre hareket ederler.
9. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
10. İmza yetkisinin kullanılmasında, hitap edilen makam ile konunun kapsam ve önemi dikkate alınır.
11. Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, ilgili birim amiri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Özel Kalemde görevlendirilen personele imza sümeni içinde teslim edilir ve imzalanan evraklar aynı yerden teslim alınır.
12. Yazılar bütün ara kademe amirlerin parafı alınmadan imzaya sunulmaz, varsa ekleriyle birlikte, evveliyatı olanlar veya incelenmeyi gerektirenler ise dosyasıyla birlikte imzaya sunulur. Birim amirinin paraf ya da imza tarihinden itibaren yazılar en geç ertesi iş günü Kaymakama imzaya sunulur.
13. Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen birim amirlerinin de parafı bulunur.
14. Bu Yönerge doğrultusunda birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği taşımayan ve İl Müdürlükleri ile bu Yönerge’de belirlenen ilkeler ve devredilen yetkiler doğrultusunda yazışmalar yapabilirler.
15. Bu Yönerge ile kendilerine Kaymakam adına devredilen imza yetkileri kullanılırken yazışmalarda “Kaymakam adına” (Kaymakam a.) ibaresi kullanılır.
16. Yazıların ilgili birimince hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak, acele veya gerekli görülen hallerde, başka birimlere ait yazılar, Kaymakamın emri ile İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce hazırlanabilir ve yazıların bir örneği bilgi için ilgili birimine gönderilir.
17. Kaymakam başkanlığında yapılan toplantılara mutlaka birim amirleri, olmadıkları zaman vekilleri katılır. Birim amirleri; yıllık, mazeret, sağlık, görevli vb. izinlerinde kendi yerlerine görevlendirilen kişilerin, katılmak zorunda oldukları kurullara ve toplantılara bekletilmeksizin katılmaları hususunda sorumludurlar.
18. Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir ve İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.
19. Birim amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal Makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler.
20. Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler, herhangi bir emir beklemeksizin ilgili birim amirince doğrudan ya da Makamın direktifi üzerine dikkatlice incelendikten sonra, değerlendirmeyi de içeren sonucu en kısa zamanda birim amiri imzası ile Kaymakamlık Makamına bildirilecektir. Konu ile ilgili basına cevap verip vermeme hususundaki takdir Kaymakama aittir.
21. Kaymakam başkanlığında yapılması gereken toplantıların gündemi toplantıdan önce ilgili birim amiri tarafından Makama sunulur.
22. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.
23. Bir izin veya onayın kaldırılması veya tadili, alınışındaki usule uyularak yapılır.
24. Tüm yazışmalarda 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine mutlaka uyulacak, bu usul ve esaslara uymayan yazılar kendilerine yetki devredilen kişilerce imzalanmayarak birimine iade edilecektir.

7. SORUMLULUKLAR

1. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından uygulamanın Yönerge’ye uygunluğunun denetiminden ilgili birim amirleri evrakın muhafazasının temininden sorumludur.
2. Bu Yönerge tüm personele tebliğ edilerek, tebliğ işlemine ilişkin bu Yönerge’nin birimlere ulaştığı tarihi izleyen 15 gün içinde Kaymakamlığa bilgi verilecek ve uygulama hassasiyetle takip edilecektir.
3. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilsen sorumludur.
4. Birim amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve içeriğinden, yapılan tüm iş ve işlemlerden, ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden doğrudan Kaymakama karşı sorumludur.
5. Birimlerine intikal eden resmi yazı ve belgelerin muhafazası ve korunması ile tabi olduğu prosedürün ikmaline ilişkin tedbirlerin alınmasından birim amirleri yetkili ve sorumludur.
6. Birim amirleri izinli, görevli, denetim vb. nedenlerle görevi başında bulunmadıkları durumlarda durumu İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirmekle veya bildirilmesinden sorumludurlar.
7. Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilen birimlerde birim amirleri ile birlikte ilgili diğer görevliler ortaklaşa sorumludur.

8. UYGULAMA ESASLARI

1. YAZIŞMA KANALLARI

1. Merkezi idarenin merkez ve il kuruluşları ile ilçe kuruluşları arasındaki yazışmalar Kaymakamlık kanalı ile yapılır. Ancak talep niteliği taşımayan veya Kaymakamın bilmesi gerekmeyen, hesap ve teknik hususlara, ayrıntıya ilişkin istatistikî bilgilere, bazı maddi olay ve durumların kaydına, tespitine, belirlenmesine, bilinmesine veya aksettirilmesine ilişkin yazışmalar, Kaymakamlık kanalından geçirilmeden doğrudan ilçe kuruluşları ile merkezi idarenin merkez ve il kuruluşları arasında yapılabilir. Merkezi idarenin merkez ve il kuruluşlarınca ilçe kuruluşlarına yazılan bu nitelikteki yazılar, birim amirince imzalanır.
2. Farklı illere bağlı genel idare kuruluşlarının; il merkezlerinde ve ilçelerdeki genel idare kuruluşları arasındaki yazışmalar Valilik ve Kaymakamlık kanalı ile yapılır.
3. İl genel idare kuruluşlarının; il ve ilçe kademeleri, il merkezi ile aynı ya da farklı ilçelerdeki diğer kuruluşlar, bölge kuruluşları, mahalli idareler ve mahalli idare birlikleri arasındaki yazışmaların doğrudan yapılması esastır. Ancak, talimat niteliği taşıyan veya Kaymakamın bilmesi gereken yazışmalar Kaymakamlık kanalı ile yapılır.

2. YAZILARIN İMZAYA SUNULMASINDA USUL

Yazıların imza için Kaymakamlık makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur;

1. Birimlerce Kaymakama imzaya sunulacak yazılar Kaymakamlıkta görevli personele imza sümeni içinde teslim edilir.
2. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, Kaymakamlıkta görevli personelden bilahare geri alınır.
3. Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, ilgili birim amiri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur.
4. Kaymakama imzaya sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir. Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgili olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz.
5. Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma,memurlara veya gerçek tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, şikayetler ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi verilerek imzaya sunulur.

3. BAŞVURULAR:

Vatandaşlarımız 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 74.maddesi, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili diğer mevzuat uyarınca kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında yetkili makamlara başvuru hakkına sahiptirler. Bu sebeple, vatandaşların dilek ve şikâyetlerine Kaymakamlık Makamı daima açıktır.

Esas olan, vatandaşlarımızın ihtiyaç ve taleplerine cevap verecek hizmetin doğru ve zamanında yapılması, vatandaşların müracaatlarına idareden olumlu ya da olumsuz ama mutlaka gerekçeli ve tatminkâr bir cevap almasıdır. Bu çerçevede; müracaatlar bekletilmeyecek, vatandaşlara nezaket kuralları çerçevesinde davranılacak, sorunun çözümü için izlenmesi gereken yol izah edilecek, yardımcı olunacak, gereksiz teferruat ve yazışmayla iş geciktirilmeyecek, yazılı müracaatlara mutlaka yazılı cevap verilecektir. Vatandaş müracaatlarında kolaylaştırıcı uygulamalar yapılacak, Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hizmetlerin öngörülen süreler içinde tamamlanması sağlanacaktır.

Başvurularla ilgili olarak aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür;

1. Dilekçeler prensip olarak Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak İlçe Yazı İşleri Müdürü, ihbar ve şikâyet içermeyen hususlar ile mukteza belirtmeyen her türlü dilekçelerin havalesine yetkili kılınmıştır. Kaymakam dışında yapılan havalelerde evrak üzerine derkenar düşülmeyecektir.
2. Vatandaşlarımızın yazılı ve sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler bizzat Kaymakamlık Makamına verilir, Kaymakam tarafından havalesi yapılır, yasal gereği yerine getirilerek cevapları Kaymakam imzası ile verilir.
3. Kamu personelinin görev ve/veya görev yeri değişiklik talepleri ile genel idare teşkilatının her hangi bir kademesinde geçici veya sürekli işçi, memur veya sözleşmeli olarak çalışma istemlerini içeren dilekçeler doğrudan Kaymakamlık Makamına verilir. Kaymakam tarafından havalesi yapılır ve cevabı Kaymakam imzası ile verilir. Birim amirleri Kaymakamlık havalesinden geçmeden her nasılsa doğrudan kendilerine intikal eden ve kurumlarında çalışan personelleri ile ilgili her türlü yazılı ve sözlü şikâyetleri mümkün olan en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına yönlendirip, acil hallerde gereğini yapıp derhal bilgi verip alacakları talimat doğrultusunda hareket etmekle yükümlüdürler.
4. Dilekçelere yasal süresi içinde gereği yapılır ve cevapları verilir. Kaymakamın havalesine tabi dilekçeler yine Kaymakam imzasıyla cevaplandırılır. Gereği yasal süre içinde yerine getirilemeyen dilekçeler ile ilgili olarak da her otuz gün içinde süreç hakkında ilgili kişi ve makamlara bilgi yazılır.
5. Doğrudan ilgili kuruma ya da birime başvuru yapılması halinde; bütün birim amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvurulan kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Kanun’da belirtilen usule uygun olarak yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunların dışındaki istemlere ve tasarrufa müteallik konular ya da şikâyet ve soruşturmayı kapsayan dilekçelere ilişkin havale ve cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
6. Kendisine başvurulan birim amiri, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunularak verilecek direktife göre gereği yapılacaktır.
7. Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler ilgili birim amiri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan doğruya veya Kaymakamın uyarısı üzerine dikkatle incelenir ve sonuç değerlendirmeleri ile birlikte en kısa zamanda Kaymakama sunulur.
8. Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan başvurular; bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, kaydı yapılıp ilgili kuruluşun adı dilekçe üzerine yazılmak suretiyle ilgili birime havalesi İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konularak sonucu yukarıdaki esaslar doğrultusunda dilekçe sahibine yazılı olarak bildirilecektir.
9. Başvurularla ilgili tereddüt edilen hususlar Kaymakamlık Makamına iletilecek, çözüm şekli Kaymakam tarafından takdir olunacaktır.

Ç-   BASINA BİLGİ VE DEMEÇ VERME:

657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 15’inci maddesi uyarınca kamu görevleri hakkında basına, haber ajanslarına veya radyo ve televizyon kuruluşlarına bilgi ve demeç verme yetkisi Valilik Makamına aittir.

29.06.2020  tarihinde yayımlanan Balıkesir Valiliği Çalışma Usul ve Esasları Genelgesine istinaden; mahiyeti itibariyle “demeç” olarak nitelenemeyecek bilgilerin basınla paylaşılmasında, bilgilerin yazılı olarak Valilik Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü sekretaryasında Valilik Basın Bülteni/Açıklaması formunda Valilikçe duyurulması esastır.

İstisnaen birim amirleri kendilerine basın tarafından sözlü olarak yöneltilecek soruları yalnızca teknik hususlarda sınırlı kalmak kaydıyla, Devlet, hükümet, İl strateji ve politikalarını, diğer kurum ve birimlerin görev ve sorumluluk alanlarını içermeyecek, yasal sınırları ve üçüncü şahısların özel hayatlarını ve kişilik haklarını ihlal etmeyecek ölçüde sözlü olarak cevaplamaya mezundur.

Birim amirleri görsel ve yazılı basında kendilerine ulaştırılacak röportaj, açıkoturum vb. taleplere icabetten önce Valilik Makamından izin alacaklardır.

Kaymakamlıkça hazırlanacak resmi internet sitesi aracılığı ile İlçemizdeki kamu kurum ve kuruluşlarının çalışmaları ve sair faaliyetler basın kuruluşları ve kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. Bu çerçevede tüm birim amirleri kendi sorumluluk alanlarındaki çalışma ve faaliyetlere ilişkin olarak resmi internet sitesinde yer alması gereken husus ve bilgileri Kaymakamlık Makamına yazılı olarak ve elektronik ortamda bildireceklerdir.

4.  GELEN YAZILAR VE EVRAK HAVALESİ:

1. Çok Gizli, Gizli, Kişiye Özel, Hizmete Özel, ibaresi olan yazılar, şifreler ve Kaymakam adına gelen yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılmadan Kaymakama sunulur. Söz konusu yazılar Kaymakam tarafından havale edildikten sonra İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydının yapılması sağlanarak ilgili birimlere gönderilir.
2. Bakanlıklar, genel müdürlükler, valilikler ve diğer üst makamlardan gelen bütün yazılar, her türlü şikâyet dilekçeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler, her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları, asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar, yargı organlarından gelen yazılar havale için Kaymakama sunulur.
3. Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün evrak ve yazılar, İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılarak, gideceği yer yazıldıktan sonra kaydı yapılmak üzere evrak kayıt görevlisine verilir, ilgili memur tarafından kaydı yapılarak, Kaymakamın havalesine sunulur.
4. Birim amirleri kendilerine gelen evrak arasında Kaymakamın görmesini gerekli buldukları evrak hakkında derhal Kaymakama bilgi vererek talimatını alacaklardır.
5. Kaymakamlıkça havale edilen dilekçeler onay anlamında olmadığından, ilgili birim tarafından yasal gereğine göre işlem yapılacaktır.

E-   GİDEN YAZILAR

1. Kaymakam veya Kaymakam adına birim amirleri ile İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanıp gönderilecek yazılar ile tüm yazışmalarda 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”te belirtilen hususlara uyulacaktır.
2. Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur.
3. Kaymakam adına yetki verilmiş birim amirleri tarafından imzalanacak yazılarda metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazı alanının en sağma yazıyı imzalayanın ad soyadı birinci satıra yazıldıktan sonra altına “Kaymakam a.” ibaresi ikinci satıra, imzalayanın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
4. Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birimine de gönderilir.
5. Yazılar ekleri ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulacaktır.
6. Yazılar, evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar paraf edilecektir. Paraf eden görevli yazının şekil ve içeriğini de kontrol edecektir.
7. Yetki verilen birim amiri ilçedeki birimlere ve kendi il müdürlüğüne yazılacak yazıları kendi isim ve unvanı ile imzalayacak, Valiliğe ve Valiliğe bağlı diğer il müdürlüklerine ve ilçe veya il dışı yazılan yazılar mutlaka Kaymakam imzası ile gönderilecektir.
8. Gizlilik dereceli bilgi alma ve verme yazıları Kaymakam imzası ile yazılacaktır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İMZA YETKİLERİ

9. KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

1. Mevzuatın bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını gerekli gördüğü yazılar,
2. Vali ve Vali Yardımcısı imzasıyla gelen yazılara verilen cevaplar ile Valiliğe sunulan Kaymakamlık görüş ve tekliflerini içeren yazılar,
3. Valilik Makamına veya diğer valilik ve kaymakamlıklar, genel müdürlükler ile bölge müdürlüklerine, üniversitelere, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,
4. Valiliğin bilgisi dahilinde basına verilecek yazılı basın bülteni/açıklaması,
5. Kaymakamlıkça yayınlanacak yönerge, genelge ve direktifler,
6. Siyasi partilerle ilgili işlemler ve yazılar,
7. Kadro ve ödenek talepleri ile ilgili yazılar,
8. Prensip, yetki, uygulama, usul ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
9. Birimlere gönderilecek emirler, tamimler ve genelgeler,
10. Birim amirlerine ve gerektiğinde diğer personele gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,
11. 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili her türlü yazılar,
12. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı Kanun’a göre verilen “Müdahalenin Men’i”, “Talebin Reddi” kararları ve ilgili her türlü yazılar,
13. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme, inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar (İlçe Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Müdürlüğünün davalarla ilgili yazıları, İlçe Jandarma Komutanlığının ve İlçe Emniyet Müdürlüğünün adli görevlerinden doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç),
14. Askeri makamlarla yapılan her türlü yazışmalar,
15. Hizmetlerin anlatılmasına yönelik dahi olsa basına verilecek her türlü bilgi, yazı ve düzeltme metinleri,
16. Birim amirlerinin yıllık, yasal ve mazeret izinleri dâhil olmak üzere göreve başlama ve görevden ayrılma yazıları,
17. Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar,
18. Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri,, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar,
19. Umuma açık yerlerde verilecek ruhsatların ön işlemlerinin hazırlanması aşamasında Belediyelere yazılacak görüş bildirme yazıları ve denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar,
20. Halk sağlığı, bulaşıcı hastalıklar, çevre sorunları ve hayvan sağlığı ile ilgili yazılar,
21. İlçe sınırları içerisinde huzur ve güvenliğin, kişi dokunulmazlığının ve kamu esenliğinin sağlanması açısından önem taşıyan olaylarla ilgili yazılar,
22. Kaymakamın harcama yetkilisi olarak imzalayacağı harcama onayı ve ödeme emri belgeleri,
23. Açıktan ve naklen ataması yapılan personelin göreve başlayış ve ayrılışına ilişkin yazılar,
24. İlçe birimlerindeki personel, belediye başkanı ve muhtarlarla ilgili ihbar ve şikâyetler nedeniyle üst makamlara yazılan yazılar,
25. Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları,
26. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,
27. Tekit yazıları ile bunlara verilecek cevap yazıları,
28. Birimlerden gelen tekliflere verilecek cevaplar,
29. İlçe yatırım teklifleri ile sanayi ve tarımsal üretimi ilgilendiren konularla ilgili ve yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazılar,
30. İlçe yatırım, planlama ve koordinasyon çalışmalarına ilişkin genelge, emir ve üst makamlara yönelik öneri ve taleplerle yatırım harcamalarına ilişkin ilgili makamlara yazılan yazılar,
31. İlçe görüş ve tekliflerinin bildirilmesi, görüş istenmesini içeren yazılar,
32. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,
33. Afet Acil Durum Müdürlüğü ile ilgili yazışmalar,
34. Görevlendirme yazıları,
35. 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 31’inci maddesinin (f) fıkrası uyarınca, ilçede teşkilatı ve görevli memuru bulunmayan kamu hizmetlerinin yürütülmesi için gerekli belirtme yazıları,
36. Her türlü inceleme, ön inceleme ve disiplin soruşturması açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar,
37. Komisyon ve kurul kararları,
38. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,
39. Şifreli ve çok gizli, gizlilik dereceli yazılar ile kişiye özel kayıtlı veya ismen gelmiş yazılara verilecek cevaplar,
40. Bir birime ait iken başka birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar,
41. Mevzuatın bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını gerekli gördüğü yazılara ilaveten Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun göreceği diğer yazılar.

10. KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR

1. Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar,
2. Muhtemel olayları önleme ve müdahale planlarına, kod uygulamalarına ve adli ve önleme aramaları yönetmeliği uyarınca alınacak arama onayları, toplantı ve gösteri yürüyüşü yapılacak yerlerin tespit ve ilanına, 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu gereğince yapılacak uygulamalara vb. işlemlere ilişkin onaylar,
3. Memurların asalet tasdiki, derece/kademe terfileri, atama, yer değiştirme, görev yerlerinin belirlenmesi, istifa, emeklilik işlemlerine ait onaylar,
4. Birim amirlerinin yıllık, mazeret, ücretsiz izin, hastalık izni ve refakat izni onayları ile görevli izin onayları,
5. Her türlü vekâlet onayları,
6. İlçe idare şube başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar,
7. Birimlere ait yıllık izin planlarının onayları,
8. Memurlar hakkında soruşturma, el çektirme, göreve iade kararları,
9. 4483 sayılı Kanun hükümleri ve/veya disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve muhakkik ( ön incelemeci) görevlendirilmesine ilişkin her türlü onaylar,
10. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 104’üncü maddesine göre  verilecek kamu görevlilerinin mazeret ve hastalık  izinlerine ait onaylar,
11. İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları,
12. 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyetleri Kanunu’na ve 2803 sayılı Jandarma Teşkilat, Görev ve Yetkileri Kanunu vb. ilgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları,
13. Personelin geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri,
14. Birimler arası personel görevlendirilmesine dair onaylar,
15. Birimlerin taşınmaz mal satın alınması veya kiralaması ile ilgili olaylar,
16. Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları,
17. 3091 sayılı Kanun’un uygulaması ile ilgili tüm onaylar,
18. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onayları,
19. İdari para cezaları kararları ile ilgili onaylar ve yazılar,
20. Mahalle muhtarlarının izin istek ve onayları,
21. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemlere ait onaylar,
22. Yivsiz Tüfek Ruhsatnamesi ve Yivsiz Tüfek Satın Alma Belgesi verilmesine ve iptaline ilişkin onaylar, her türlü ihale ve ödeme emirleri onayları,
23. 5393 sayılı Belediye Kanunu’na göre belediye meclisi kararlarının “görüldü”lerine ilişkin işlemler,
24. 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu ile diğer mevzuatlar çerçevesinde yardım toplamaya ve bağış kabul etmeye ilişkin tekliflerin onaylanması,
25. Hizmetin gereği olarak İl ve İlçe dışı sosyal, kültürel, sportif müsabakalar ile bayram ve törenler, her türlü sınav, toplantı, panel, seminer, konferans, sergi, yarışma ve hizmet içi eğitim faaliyetlerine ilişkin onay ve yazılar,
26. Valilik Makamınca yetkilendirilen işlere ilişkin onaylar,
27. Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü onaylar.
28. Köy bütçelerinin onaylanması

11. İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR

1. Kaymakam tarafından görülmesine gerek olmayan ve yürütme konusu olmayan rutin işlerle ilgili dilekçelerin havalesi, aynı nitelikte elden takip edilen günlük rutin özellikli evrak havaleleri,
2. “İvedi”, “Çok İvedi”, “ Günlü” ibareli yazılar ile ( Telgraf, teleks, faks, tele fakslar gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda gecikmeye sebebiyet vermemek için İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, gereğinin ifası gecikmeden sağlanır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.
3. Kaymakamın ilçede veya makamında bulunmadığı durumlarda ve hemen dönmesi mümkün görülmeyen zamanlarda, Kaymakamın ilçeye döndüğünden itibaren yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
4. Kaymakamın takdirini gerektirmeyen ve direktif niteliği taşımayan kamu hizmetlerinin yürütülmesindeki genel işlemlere ilişkin resmi daireler ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalara ilişkin yazılar.
5. İlçe İdare Kurulu kararları ile 4483 sayılı Kanun ve 3091 sayılı Kanun gereğince verilen kararlar sonrasında ilgili makam ve kişilere ( üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
6. Kaymakam adına muhtar ve azaların imza ve mühür tasdik onayları,
7. Mahalle muhtarlarının adına düzenlenen görev belgeleri,
8. İlgili yasal mevzuatına ve uluslararası sözleşmelere göre Kaymakamlıkça tasdik edilmesi gereken evrak, belge ve imzaların tasdikleri (Apostil tastiği),
9. Kaymakamın bizzat görmesini gerektirmeyen (mermi talebi, düğün, nişan, eğlence vb.) dilekçelerin havalesi,

12. BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR

1. Birim amirleri; Kaymakam adına dairelerinin yürüttüğü iş ve hizmetleri azami tasarrufa uyarak verimli, hızlı ve kaliteli şekilde gerçekleştirilmesini temine çalışır, her türlü, izleme ve denetleme yetkilerini kullanır. Bu amaçla birim amirleri genel prensip olarak;

1. Personelin iş bölümünde görev alanlarına giren konularla ilgili hizmet ve işlemlerini baştan sona yürütüp sonuçlandırmalarını izler ve denetlerler,
2. Görev esnasında birbirleriyle ve memurlarıyla verimli, uyumlu ve olumlu bir işbirliği içinde bulunurlar,
3. Kendilerine bağlı birimleriyle ilgili komisyon ve komitelerin sekretaryasını yapar, zamanında toplanmalarını ve alınan kararların uygulanmasını sağlarlar,

ç)    Kendilerine bağlı birimlerde iş disiplinine ve mesai saatlerine, dairelerde düzen, tertip ve temizliğe uyulmasını sağlarlar, hizmet ve iş akımında görülen tıkanmaları ve darboğazları giderirler,

4. Kamu personelinin kılık ve kıyafetini, tutum ve davranışlarını 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na ve kurumların varsa özel mevzuatlarına göre denetlerler ve dairesindeki disiplinden birinci derecede sorumludurlar,
5. Birim amirleri, tüm personeli için mutlaka yazılı bir görev/yetki paylaşımı yaparak personelinin yetki, görev ve sorumluluklarını belirler,
6. Tüm birimlerde birim amirlerince “Mesai Takip Cetvelleri” aracılığı ile personelin mesai saatlerine uygunluğu takip edilecek, sabah ve öğle mesai saatlerinin başlangıcından sonraki en geç onuncu dakikada bu cetveller birim amirlerinin kontrolüne sunulacak, cetveller günlük olarak birim amirlerinin ellerinin altında bulunacaktır. Mesai saatleri içinde memurlar zorunlu haller dışında birimleri terk etmeyecekler, zorunlu hallerde mutlaka birim amirinden veya yetki vereceği kişiden izin alacaklardır.

2. Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu Yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikâyet, atama vb. istisnalar dışında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler, (İlgili yazının bir örneği bilgi amaçlı Kaymakamlık Makamına da yazılır.)
3. Birim amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler,
4. Ön incelemeyi gerektiren durumlarda birim amirleri tarafından memurları ile ilgili ön inceleme onayı alınması halinde alınan ön inceleme onayları ve ilgili dilekçenin bir örneği İlçe Yazı İşleri Müdürlüğüne yazılı olarak bildirilir,
5. Birim amirleri kendi aralarında ve İl teşkilatları ile Valilik kanalından geçirilmeyen her türlü yazılara verilecek cevaplar ile bir hüküm ve karar ifade etmeyen, yaptırım niteliği taşımayan, sadece bilgi aktarılmasına yönelik, hesaba ve teknik hususlara ilişkin olan ve mutat olarak gönderilen istatistikî bilgilere ait konularda Kaymakam adına (Kaymakam a.) ibaresini kullanmaksızın, Valilik ve Kaymakamlık kanalından geçirmeksizin kendi imzaları ile yazışmalarını yapabilirler,
6. Mevzuat ve bu Yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,
7. Kaymakam incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan genelge, genel emir, prensip emirleri ve yazıların alt birimlere duyurulmasına ilişkin yazılar,
8. Kaymakam tarafından izin verilecek olan birim amirleri dışında kalan tüm personelin yıllık izinlerinin kullandırılmasına ilişkin onaylar,
9. Birim amirlerince izin verilen personelin aldığı yıllık izinlerle ilgili ayrılışların ve başlayışların ilgili yer, makam ve mercilere bildirilmesine ilişkin yazılar,
10. Resmi hizmete mahsus araçların ilçe içi taşıt görev formları,
11. Birimlerine yanlış gelen yazıların ilgili mercilere gönderilmesine ilişkin yazılar,
12. Birim amirliklerince yapılacak askerlik erteleme işlemlerine ilişkin yazılar,
13. İlçe içinde Kaymakam tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı, ilgili kişi, bu Yönerge’de istisnaları belirtilmiş (İlçe içi, aynı düzey ve ast) kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar,
14. Kendisine bağlı alt birimlere, teşkilatlarının içişleriyle ilgili genel prensip arz etmeyen teknik ve mali konularda yazılan yazılar,
15. İlgili yasal mevzuatında bizzat ilgili birim amiri tarafından yerine getirileceği belirtilen görevlerin yerine getirilmesi ve bunlara ilişkin yazıların ve onayların imzalanması,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
SON HÜKÜMLER

13. UYGULAMAYA İLİŞKİN DİĞER HÜKÜMLER

1. Kurumlar, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Maliye Bakanlığınca çıkartılan ve çıkartılacak bu kanunun uygulanmasına ilişkin Maliye Bakanlığı tebliğ - mevzuatlarında belirtilen esaslar içerisinde tüm ihale işlemlerini sonuçlandırılacaklardır.
2. Kurumlar, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa göre yürütülecek her türlü iş ve işlemlerin (iş bitirme belgeleri dahil) bu kanunların belirlediği ve bu kanunlara göre çıkartılan ve çıkartılacak yönetmelik, mevzuat ve tebliğ hükümlerine göre gereklerini yerine getireceklerdir.
3. Bu yönergede yer almayan konularla ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının iç mevzuatlarıyla belirlenmiş iş ve işlemler için lüzumu halinde kurum amirleri yetki devri alabilirler.
4. Bu yönerge bütün memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği her memurun masasında her zaman başvuruya hazır şekilde bulundurulacaktır.
5. Bu yönerge ile birlikte daha önce yayınlanan 30.01.2017 tarihli Susurluk  Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi ile değişiklikleri ve kurumların münferiden almış olduğu bütün özel yetkiler ve yönergeleri yürürlükten kaldırılmıştır.      

14. YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR

Bu Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda Kaymakam emrine göre hareket edilir.

15. YÜRÜRLÜK

Bu Yönerge yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

Bu Yönerge hükümlerini Susurluk Kaymakamı yürütür.